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A pesar de que quizás no existe un modelo “único” o “ideal” a la hora de diseñar oficinas corporativas, ya que todo depende de la actividad de la empresa donde se implemente, los espacios abiertos continúan ganando adeptos cuando se evalúan los ambientes laborales de las compañías en el mundo. En República Dominicana, empresas de diversos tamaños revelaron a revista CONTACTO los positivos resultados que está teniendo esta modalidad de trabajo con sus colaboradores que, al parecer, ¡llegó para quedarse en el país!
El espacio de trabajo es un elemento clave a la hora de que la producción sea efectiva y eficiente en una empresa. Los empleados, además de valorar la proyección en el trabajo, la cultura organizacional y la tecnología, también le dan gran importancia al espacio físico en el que pasan la mayor parte de su día a día.
La mayoría de los empleados en el mundo pasan más de 40 horas a la semana en sus puestos de trabajo. Esto hace imprescindible que este espacio sea agradable, cómodo y adaptado a las funciones y tareas que se llevan a cabo en él.
La oficina debe (o debería) ser un lugar de inspiración, que invite a la comunicación y a la colaboración, elementos esenciales para mejorar la productividad, ya que el entorno físico es un componente fundamental del clima laboral de una organización, puesto que el diseño, la distribución y las comodidades que ofrezca, tienen un gran impacto en el desempeño de la plantilla de empleados.
Para tener un paralelo de lo que estamos hablando, por ejemplo, en el libro “¿Cómo trabaja Google?”, de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg, los escritores hacen una serie de comparaciones de lo que es trabajar en el gigante informático para cualquier emprendedor del mundo.
“Alguien que visite Googleplex por primera vez, inmediatamente notará la deslumbrante colección de amenidades de que disponen los empleados: canchas de voleibol, pistas de boliche, paredes para escalar y toboganes; gimnasio con entrenadores personales; canales de nado; coloridas bicicletas para ir de un edificio a otro; cafeterías gourmet gratuitas y numerosas cocinas dotadas con todo tipo de bocadillos, bebidas y máquinas de primera línea para preparar un café expreso. Estas cosas suelen dejar a los visitantes con la correcta impresión de que los googleros nadan en lujo, y con la impresión equivocada de que el lujo es parte de nuestra cultura… Lo que la mayoría de la gente de fuera no capta, cuando visita Google, es que justo en las oficinas los empleados pasan la mayor parte de su tiempo… Sigue a un típico googlero a su lugar de trabajo, y ¿qué encontrarás? Una serie de cubículos apretados, desordenados e ideales para la creatividad”, explica Jonathan Rosenberg, ex Vicepresidente Senior de Productos en Google y actual asesor del CEO de Alphabet. Incluso, Eric Schmidt, actual presidente ejecutivo de Google, dice en el libro que “los empleados siempre deben tener la opción de retirarse a un lugar tranquilo cuando ya han tenido suficiente estimulo grupal, y ese es el motivo por el que nuestras oficinas cuentan con varios retiros: recovecos en los cafés y microcopias; pequeños cuartos de conferencias, terrazas al aire libre y hasta sitios para echar una siesta. Pero cuando regresan a su escritorio, deben estar rodeados por sus compañeros de trabajo. La mayoría de las interacciones entre los grupos, o son planificadas (una reunión en una sala de juntas), o son casuales (en el pasillo, de camino al dispensador de agua fría, la junta que se tiene mientras se camina al estacionamiento). Esto funciona justo al revés; el espacio debe ser altamente interactivo, con oficinas ruidosas y atestadas que rebosan energía frenética”.
Ahora para aterrizar estas teorías a la “realidad dominicana”, la licenciada Nilda Silverio, especialista en Gestión Humana Corporativa, afirma a revista CONTACTO que los espacios físicos son importantes porque influyen directamente en la productividad y el bienestar del empleado. Explica que el entorno de trabajo tiene que estar ajustado a las funciones o actividades que se van a realizar, pues según el tipo de trabajo corresponde un diseño especial.
“La distribución de los espacios para realizar un trabajo tienen como fin que produzcan placer y los empleados se sientan motivados cada día de llegar a su lugar de trabajo. Un adecuado espacio beneficia tanto al empleado como a la empresa”, considera Silverio. Por ello, vemos casi siempre cómo los gerentes y los encargados de recursos humanos en las organizaciones deben centrar sus esfuerzos en la creación e implementación de las estrategias adecuadas para apoyar el desarrollo y lograr la satisfacción de sus colaboradores, logrando de esta manera incrementar la motivación y la productividad global de la compañía.
Yira Vermenton es una Consultora de felicidad, coach y conferencista sobre el tema. En entrevista con revista CONTACTO, asegura que nuestros sentidos juegan un papel integral en nuestro procesamiento emocional, por lo que vemos, olemos, probamos, escuchamos y palpamos a diario influye en la forma en que nos sentimos cada día.
La especialista explica que tener un espacio que cada uno pueda personalizar y que le permita estimular sus sentidos en forma positiva, proporciona bienestar al trabajador. Según la psicología positiva, la felicidad es el cúmulo de experiencias que nos proporcionan emociones positivas y nos ofrecen una sensación general de bienestar y significado. De ahí, que felicidad laboral es la capacidad de crear entornos laborales donde la gente puede experimentar suficientes emociones positivas que a la vez afectan el bienestar en su vida general.
Sin dudas, uno de los grandes retos al que se enfrentan hoy las empresas y organizaciones, es el de diseñar espacios de trabajo equilibrados en cuanto a costos y a funcionalidad para incrementar la flexibilidad en la adaptación a los posibles cambios que surjan con el tiempo, y de los cuales, podría depender la supervivencia de las compañías. Para conocer más en profundidad sobre la confección de estos espacios abiertos, revista CONTACTO contactó a Rafael Minaya, vicepresidente de Bii Dominicana SAS, quien dice que el concepto de Living Office, como se le llama en inglés a este tipo de diseño, hace que el espacio de trabajo sea tan cómodo como trabajar desde tu casa.
El especialista en espacios abiertos, y quien ha construido decenas en el país, asegura que esta tendencia es la respuesta de su marca principal, Herman Miller, “a la tendencia de espacios abiertos. El usuario se siente muy cómodo y su desempeño es mucho mejor. Adora estar en la oficina”.
De acuerdo al especialista, esta tendencia o modalidad va en aumento en el país, y el mejor reflejo es su empresa Bii Dominicana SAS, dealer exclusivo de Herman Miller en RD, que en los últimos 5 años ha desarrollado más de 80 proyectos con ayuda de arquitectos y diseñadores de interiores.
“Hoy, es muy importante lograr que los espacios de trabajo sean cómodos, frescos, amplios… en resumen, que ofrezcan las mejores condiciones a los trabajadores, así se obtendrá un lugar de trabajo que atraiga y retenga al mejor talento humano y le permita trabajar eficazmente”, agrega Minaya. La psicóloga Yira Vermenton considera que en una época donde la tecnología pone en riesgo las relaciones humanas, los espacios abiertos proveen la posibilidad de mayor integración y más interacción personal. Destaca que los estudios sobre el tema muestran que las buenas relaciones en el entorno laboral son uno de los principales factores de mayor felicidad laboral.
“Los espacios abiertos también aportan una comunicación más clara y más personal, a veces evitando,
y disminuyendo los cientos de emails que se envían y que sobrecargan la bandeja de entrada”, añade Vermenton, con ánimo bromista. A todo esto, se debe agregar sobre otros espacios dentro de los lugares de trabajo. Por ejemplo, la entrada a la oficina seguida por un espacio amplio, las zonas de café, los corredores y los espacios cómodos para tomar los alimentos, son ejemplos simples que funcionan a la perfección para incentivar la interacción de los trabajadores, ya que de esas charlas en los momentos de descanso pueden salir grandes ideas que pueden incrementar la productividad de la compañía.
La experta en Recursos Humanos, Nilda Silverio, destaca que es de muy mal gusto trabajar en áreas en las que no nos sintamos cómodos porque no esté controlada la temperatura adecuada, o no se cuente con un adecuado nivel de iluminación; donde no haya limpieza y organización; donde los muebles y los asientos no sean ergonómicos, que falten los equipos, así como las herramientas, los recursos humanos y materiales que son necesarios para poder ser productivos.
De la misma forma, Silverio considera que es de suma importancia la distribución de los espacios para realizar un trabajo que produzca placer y los empleados se sientan motivados cada día de llegar a su lugar de trabajo.
“Un adecuado espacio de trabajo beneficia tanto al empleado como a la empresa”, afirma la especialista.
Ahora, por supuesto, que esto no se trata de volver a construir todas las instalaciones de una compañía. La idea es empezar por identificar los pequeños cambios que pueden ayudar a disminuir el ruido, equilibrar la temperatura, mejorar la calidad del aire, distribuir adecuadamente los espacios de acuerdo a las funciones y necesidades del empleado que los ocupe y permitir la mayor entrada posible de luz natural.
Ante esto, Rafael Minaya explica que la principal característica de este diseño “es que el área cuente con la menor cantidad posible
de divisiones piso-techo, uso de elementos acústicos, mesas de trabajo individuales y colaborativas, espacios de reuniones formales e informales en puntos estratégicos y áreas de espera”.
En cuanto al tipo de empresa que pudiera implementar este tipo de diseño estructural, Minaya afirma que el modelo es factible tanto para freelancers como a grandes compañías.
OFICINAS ABIERTAS Y FLEXIBLES: LA TENDENCIA MILLENNIALS
Así como el mundo, las dinámicas laborales han cambiado exponencialmente en los últimos años. Desde las formas de trabajar hasta las oficinas, lo tradicional ha pasado a cuestionarse y eso ha abierto paso a nuevos conceptos (operativos, funcionales y hasta emocionales) que tienen como base principal la flexibilidad, la apertura y el balance, características que coinciden con el sello “natural” de la población millennials.
La experta en felicidad Yira Vermenton, asegura que los espacios abiertos “incrementan el contacto físico de los empleados: se comparte más fácilmente un café, una buena noticia, una sonrisa, un saludo, un hombro en que apoyarse en un momento de tristeza; un conocimiento en el momento de colaborar técnicamente con un colega. En conclusión, nos devuelve la posibilidad de relacionarnos, sentirnos parte de un grupo y de ser útiles”.
Además, destaca que los estudios han demostrado que estos tres conceptos aumentan los niveles de felicidad.
“Los millennials no son solo una generación. Ellos han instalado un nuevo concepto de vida que viene abarcando todas las áreas de la vida social y el campo laboral no es la excepción”, asegura Vermenton. Mientras, la experiencia de Nilda Silverio le ha demostrado que los espacios colaborativos “contribuyen con la toma de decisiones con mayor rapidez, motivan la creatividad y facilitan el buen desempeño”.
Finalmente, dice que otro factor que impacta tanto a la empresa como a los empleados “es la sinergia que se da
en el trabajo en equipo, en el que los resultados son superiores que a la suma de las partes”.
En la actualidad, una empresa que proyecte crecimiento y sostenibilidad requiere innovar y adecuarse a esta nueva tendencia y, para ello, existen factores a tener en cuenta para crear y adecuar espacios de oficina para millennials, según explican los expertos, y estos son:
• Espacios abiertos y zonas comunes: El concepto de “puesto
fijo” se ha diluido frente a los espacios amplios y comunes que facilitan la interacción y el relacionamiento abierto e igualitario entre los colaboradores. La tendencia apunta a que se desarrollen espacios abiertos y transparentes, incluso, independientemente de las jerarquías.
• Eficiencia tecnológica y energética: Las instalaciones, basadas en un modelo de eficiencia tecnológica y energética, son otra de las tendencias que se convierten en indispensables para conectar con los millennials, generación que confía en los avances tecnológicos y es sensible con el medio ambiente.
• En el diseño de espacios abiertos, Rafael Minaya recomienda que “se dejen áreas cerradas para las reuniones y algunas oficinas que deben ser mínimas”.
• Coffee Points: Las “zonas de café” dejaron de ser ya una opción para convertirse en un “innegociable”, y más en República Dominicana, país donde el café es algo imprescindible. Las oficinas competitivas no solo requieren lugares diseñados para las horas de almuerzo, sino para que los colaboradores tomen pausas que les permite relajarse, interactuar con otras personas y “reconectarse” con más ideas.
A nivel mundial, Minaya afirma que “estos espacios son ideales para empresas de tecnología y comunicaciones.
Para la República Dominicana, se adapta a compañías de telecomunicaciones”.
• Áreas de entretenimiento: Estos son espacios para el descanso dentro de las oficinas. Es un “plus” diferencial que puede otorgar una empresa a su equipo de colaboradores. Sofás, futbolines, mesas de ping-pong o billar se abren paso en la oficina con el objetivo de promover espacios de interacción, lo que impacta positivamente en la camaradería y la creatividad de los equipos de trabajo.
• Uso de colores fuertes en el espacio: En años anteriores, las preferencias para oficinas en colores se dirigían siempre hacia la claridad, siendo los más comunes los tonos blancos, cremas, pasteles, entre otros. Sin embargo, una nueva tendencia que pisa fuerte hoy es la que apuesta por los tonos oscuros o fuertes que generan contraste y sensación de energía en el ambiente.
Según el criterio de Minaya, la modalidad abierta en los espacios de trabajo “se ve estéticamente mejor que la tradicional, con oficinas y cubículos”.
OFICINAS ABIERTAS: PROS Y CONTRAS
La tendencia hacia diseñar las oficinas abiertas y sin espacios parece imparable en la actualidad. Aunque este concepto es antiguo, (las praderas de oficinas abiertas nacieron en los años 50 en Alemania y se implantaron poco después en EE. UU. con la versión mixta de los cubículos), en los últimos años y bajo el impulso de los gigantes de Silicon Valley (Google, Amazon, Facebook), se ha convertido casi en el paradigma de una empresa moderna, creativa e innovadora que favorece los ambientes de trabajo colaborativo.
Sin embargo, algunas voces empiezan a cuestionar la bondad de esta solución. No solo el famoso artículo de Lindsay Kauffman en el Washington Post en 2018 (“Google se equivocó: las oficinas abiertas están destrozando al trabajo”), sino también que estudios de Steelcase e Ipsos y encuestas inciden en los frenos a la productividad y a la concentración que los espacios sin paredes pueden generar.
A favor de las oficinas abiertas, está que:
• Mejoran la comunicación, ya que promueven el diálogo entre empleados
• Permiten una mejor circulación de las ideas y poder compartir el conocimiento
• Ahorran espacio
• Según Rafael Minaya este diseño es mucho más económico que la modalidad de divisiones, representando un ahorro de aproximadamente un 50 por ciento.
• Aportan más posibilidades para organizar y distribuir dicho espacio
• Aumentan la competitividad, tanto por reducir las actividades no laborales (navegar por internet, participar en redes sociales….) como por generar un efecto emulación entre los compañeros
Yira Vermenton agrega que los espacios abiertos estimulan más el movimiento, lo que a su vez es un aporte para la salud de la gente. “Hay estudios que muestran que las personas que toman pequeños descansos frecuentes (para levantarse o caminar) tienen cinturas más pequeñas y mejores perfiles para el metabolismo del azúcar y las grasas que aquellos que se permanecen sentados por períodos largos e ininterrumpidos. Moverse también es excelente para la mente, ya que brinda en general un mejor rendimiento cognitivo. Las persona que son físicamente activos y saludables tienen más probabilidades de ser felices”, añade la experta en felicidad.
• Posibilitan que la luz natural llegue a muchos más espacios
• Permiten mejor la vigilancia del trabajo que se está realizando.
Nilda Silverio también entiende que este diseño “permite a los empleados relacionarse con libertad, se genera mayor producción de ideas, se pueden tomar decisiones de forma colaborativa, es más fácil lograr la participación en el logro de las metas”. Por otro lado, dice que “hay mayor control del uso del tiempo y más compromiso de parte del empleado”.
Otras ventajas que señala sobre los espacios abiertos, es la cercanía y facilidad de compartir con los superiores inmediatos, disminuyendo la burocracia.
LOS CRÍTICOS SEÑALAN TAMBIÉN INCONVENIENTES
• No favorecen la concentración por el ruido general
• Disminuyen la productividad por la complicación de recuperar el hilo tras las frecuentes interrupciones.
•Aumentan los errores
• No permiten la privacidad
Esta falta de privacidad afecta las áreas administrativas que por estrategia funcional también se unen al modelo abierto. Nilda Silverio dice que “estas áreas son finanzas, mercadeo y gestión humana. Dice que otra desventaja de estos espacios “es que pueden ser susceptibles a escape de información confidencial”. Finalmente, agrega que “los empleados se pueden sentir más controlados e inseguros por la presencia del superior inmediato”.
• No eliminan los estatus y las jerarquías como se pretende
• Favorece que se generen entornos de trabajo hostiles por el aumento de competencia entre empleados
Yira Vermenton afirma que en última instancia, “nadie puede forzar a nadie a ser feliz, de forma que los empleados, como cada individuo en su vida privada, deben tener la actitud que les proporcione emociones positivas”. Agrega que cada uno “tiene la responsabilidad de crear felicidad para sí mismo en su entorno, dentro del marco de la organización y con ello impactar positivamente a sus compañeros de trabajo”.
• Favorecen la expansión de enfermedades
• Complican la organización, especialmente por la habitual falta de espacios específicos para almacenaje de documentos.
Mientras, Rafael Minaya no ve consecuencias negativas en el uso e implementación de este tipo de diseño, la única limitante que destaca “es el tipo de empresa que sería ideal para estos espacios de trabajo”.
“Probablemente, la opción de las oficinas abiertas no es la mejor para todo tipo de empresas y en todo tipo de sectores, pero pueden ser un modelo muy interesante con indudables ventajas”, agrega Minaya.
Ahora, para sacarle el máximo partido, se sugiere tener en cuenta algunos aspectos:
• Debe orientarse para conseguir también una oficina sin papeles,
de manera que el trabajo se pueda desarrollar en cualquier lugar y, por tanto, posibilitando la eliminación de los sitios fijos
• Sin embargo, sí creo que es bueno dotar de algunos espacios con casilleros, para que los empleados puedan dejar sus cosas
• Que la oficina abierta sea para todos, incluyendo los altos cargos de la empresa, de manera que no se generen empleados de primera y de segunda
• Se deben buscar soluciones que mitiguen el ruido ambiental
• No debe pretenderse aprovechar esta distribución de espacios para incrementar la vigilancia de los trabajadores, ya que suele provocar reacciones en contra si eso se percibe
• Se deben reservar espacios para las tareas que requieren privacidad, como reuniones o determinadas conversaciones, utilizables por el que los necesite en cada momento
• Debe complementarse con soluciones tecnológicas que permitan el teletrabajo
Es decir, se trata de un nuevo modelo de empresa que requiere un cambio de mentalidad y no tanto de una mera redistribución del espacio de trabajo… aunque de seguro que se puede hacer mucho mejor que la época de los cubículos.
Ahora, para conocer en profundidad sobre este tema en empresas dominicanas, revista CONTACTO conoció la experiencia de cinco compañías (ubicadas en orden alfabético), de las más tradicionales, importantes y grandes del país, quienes nos dieron a conocer los resultados de esta práctica de tener espacios abiertos laborales en sus oficinas corporativas para sus colaboradores.
ALTICE
NUEVE AÑOS CON LA MODALIDAD DE ESPACIOS ABIERTOS
Convencidos de que el modelo de espacios abiertos en las empresas fomenta la colaboración entre los equipos, Altice comenzó a adoptar el diseño desde el año 2011 cuando se mudó a su nueva Torre Corporativa, en Bella Vista.
Esta compañía de telecomunicaciones considera que este formato va alineado
a su cultura organizacional de “puertas abiertas”, favoreciendo la agilidad en la toma de decisiones y el compromiso de sus colaboradores producto de este efecto de interacción laboral entre los mismos.
Es por este criterio que Altice llevó el concepto de espacios abiertos a su tienda de la avenida Winston Churchill, la cual fue relanzada en noviembre de 2019. Para la empresa, esa es la tienda más innovadora en el sector de telecomunicaciones de República Dominicana, conectando lo físico con lo digital a través de un concepto de espacio abierto, práctico, funcional y que los acerca aún más a sus clientes.
La idea se desarrolló por las referencias del mercado europeo que para la fecha era su mayor influencia empresarial.
“Nuestra renovada tienda Churchill es producto de nuestro compromiso de marcar tendencias innovadoras y revolucionar el mercado de las telecomunicaciones en República Dominicana, siempre enfocados
en ofrecer a nuestros clientes una experiencia memorable. Por su innovación, esta tienda representa el modelo de tienda de Grupo Altice en Europa, traída a la región por primera vez en dominicana”, enfatiza a revista CONTACTO la compañía.
OBJETIVOS Y RESULTADOS
El objetivo principal de Altice es que este modelo de espacios abiertos sirva de estimulación al trabajo en equipo y se proyecte la transparencia que pregona la empresa. Garantizar que el diseño de los espacios en la experiencia laboral de Altice estimule, promueva la cultura de puertas abiertas, transparencia y trabajo en equipo. Y, ciertamente, este les ha ayudado a mejorar la comunicación e integración, el trabajo en equipo y, por ende, un impacto en la productividad.
En el caso de tienda Churchill, Altice afirma que su diseño da mayor comodidad al cliente que puede usar las áreas con libertad.
“Estratégicamente, los espacios abiertos coexisten con áreas específicas que corresponden a equipos de trabajo de un mismo departamento de la empresa. Es decir, que poseen por definición objetivos y agendas de trabajo comunes”.
Es por ello, que Altice afirma que, sin dudas, la productividad de sus colaboradores ha mejorado.
CLIENTES
Sus clientes expresan sentirse más cómodos en este tipo de espacios, donde disponen de una sala de experiencia más confortable, entretenida y moderna, con experiencia 5g y una tienda visualmente más refrescante. La percepción es que la sala es más espaciosa y que la distribución está mejorada para un mejor servicio.
LOS COLABORADORES
Los colaboradores perciben un estilo diferente, moderno y acogedor, que facilidad la interacción con el cliente de una manera más cercana, donde pueden comunicarse con este de una forma más personalizada.
“Las posiciones revelan un estado de negocios más profesional. Esto nos brinda mayor seguridad al momento de realizar nuestra gestión de servicios”, explica Altice a revista CONTACTO.
El estilo les permite un abordaje con el cliente más cálido, más humano y, al mismo tiempo, aprovechando toda la innovación que significa tener una tienda totalmente digital.
Los resultados en la tienda han sido satisfactorios. Ha mejorado el índice de satisfacción en la atención que recibe el cliente.
“En cuanto a la productividad, la relacionamos a un conjunto de variables únicas que Altice ha logrado conjugar, en la que el diseño abierto y moderno de la tienda posee un gran peso”.
TRABAJO EN EQUIPO
La filosofía de trabajo de Altice, especialmente con los equipos que dan el servicio y la cara a los clientes, se ha caracterizado por vivir y tener un excelente clima laboral, así como una integración y apoyo entre sus colaboradores, en el que la modalidad de apertura y transparencia ha jugado un rol vital.
El equipo Churchill siempre se ha caracterizado por ser un gran equipo, siempre tratando de fortalecer su unión como compañeros, antes y ahora, el equipo dice “ser extraordinario”. Entre los colaboradores y los directivos, la relación también ha mejorado.
Los ejecutivos están más cerca de ellos, lo que les ha permitido que puedan observar y dar soporte en cada situación que se presente en tienda, es decir, verse más involucrados en la gestión diaria.
“También, en estas relaciones prima la filosofía de trabajo colaborativo y en equipo. Sentimos un respaldo importante y de total compromiso con nuestro día a día”
Para la empresa en sí misma, los espacios abiertos han generado una cultura cada vez más horizontal y participativa, auspiciando una comunicación abierta y transparente
Central: 809-622-4983
Dusan Piña. Presidente y Director.
Contacto: dusanpina@revistacontactord.com
809-697-7585
Haydée Ramírez. Vicepresidenta y subdirectora.
Contacto: hramirez@revistacontactord.com
809-729-8980
Forma de pago: transferencia o depósito en el banco BHD León a la cuenta 27190380011
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