Asistentes virtuales: Chezaad trae a RD una nueva tendencia de negocios

Cuando decimos virtual no hablamos de una computadora o un servicio robotizado, ¡nada que ver!… estamos hablando de una persona que se encargará desde recibir sus llamadas hasta de cobrar sus cuentas pendientes.

Ramphis Che, fundador de Chezaad, cuenta que la empresa nació de necesidades que él tenía. La primera era la necesidad de una asistente personal para que lo apoyara en los múltiples proyectos que desarrollaba, y así surgió la idea de crear un servicio de asistencia virtual que no implicara el pago de un salario muy alto y todos los derechos adquiridos que conlleva contratar a una persona.

“Necesitaba una asistente, porque como era empleado, necesitaba a alguien que me apoyara con las tareas administrativas, enviara propuestas, que enviara correos, que me confirmara una cita… Entonces, busqué asistentes en otros países y aunque para los extranjeros los precios que se pagan son aceptables, para nosotros no, porque nosotros tenemos salarios inferiores a una asistente que se busca en Europa, Estados Unidos o en India”.

Otra situación que tenía Ramphis era que dentro de sus servicios profesionales vendía centrales telefónicas a pequeñas empresas, pero todos querían tener su propia central con un mensaje propio y toda la formalidad. “Yo junté esas dos necesidades, la necesidad del cliente final que no tenía para pagar una central telefónica propia, y la necesidad mía, que también me di cuenta que era la necesidad de muchísima gente, y básicamente esas dos necesidades se unieron y crearon Chezaad”.

Inicialmente, la empresa no comenzó ofreciendo el servicio de una asistente virtual, sino que ofrecía instalar una central con número telefónico IVR (Respuesta de Voz Interactiva), el cual le permitía a los clientes interactuar con el sistema de atención de la compañía a través de menús de voz configurables, en tiempo real, y además, creaba extensiones virtuales.

“En el caso de una empresa pequeña que necesite una asistente, yo le puedo dar el número telefónico, su IVR, y le pongo una extensión a un socio y otra extensión para el otro socio. Se maneja como si fuera una persona en planta la que está contestando, desde una virtual office”.

Esto implica que si está recibiendo una llamada al número asignado para su empresa pueda responderla una asistente y pasarle la llamada a su celular. “Podemos hacer que la llamada le caiga a algunos de los socios que están configurados o sino pasar a la grabadora que deje un voice”.

Uno de los retos de Ramphis Che es hacer que sus clientes aprendan a delegar de manera correcta para que puedan sacar mayor provecho a la asistente. “Ese es mi reto para que se puedan quedar conmigo, porque puede darse el caso que me ha pasado que llegan clientes con una expectativa de que las cosas van a funcionar solas y no es así. El cliente tiene que aprender primero cómo va a delegar una tarea, de una manera que la asistente lo pueda entender. Como ya tenemos experiencia con muchos clientes es más fácil guiarlos para que hagan las cosas cada vez mejor.Tenemos muchas herramientas que utilizamos que mejoran el nivel de delegación de nuestros clientes”.

Algunas de esas herramientas son manejarle la agenda al cliente a través de Google Calendar, que le permite crearle eventos o reuniones recibiendo notificaciones en su correo como recordatorio. Además del uso de aplicaciones móviles, como Whats App, Skipe, Slack, Appear in o Trello.

“La asistente va a saber el modelo de su empresa. No es una asistente que va a tomar cualquier llamada. De hecho, el modelo está hecho para eso, para que haya una persona atendiendo las llamadas de su empresa”.

La pregunta de muchos es ¿Cuánto cuesta? A lo que Ramphis responde con planes que creó para ajustarse a las necesidades de cada cliente. “Nosotros tenemos cuatro planes: tenemos el primer plan que es un plan personal, que es exactamente para el emprendedor, que es el más económico. Este no tiene número telefónico y tiene un solo paquete de servicios que incluye un manejo de agenda, recepción de correo, llamar a un cliente para confirmar una cita, todas esas tareas básicas, hasta ayudarte a redactar una carta, todo eso está incluido. Ese paquete cuesta cuatro mil pesos mensuales”.

El segundo es el micro, que incluye un plan muy similar al primero, pero con su número telefónico, con su IVR, dos extensiones virtuales, dos paquetes de servicios, por dos mil pesos más.

Chezaad ofrece sus servicios de asistencias en dos idiomas: inglés y español, lo que le permite ofrecer servicios a empresas que están ubicadas fuera de República Dominicana. “Te comento que tengo clientes de otros países también. Tenemos dos clientes en Perú, un cliente que conseguimos a través de Google, que ellos nos encontraron por esa vía, y ese nos refirió y ya tenemos dos clientes en Perú”.

Servicios que ofrece su asistente virtual:

Manejo de Agenda y Confirmación de Citas. Servicio al Cliente (Telefónico, correo electrónico), Manejo de Documentos.

Búsqueda y Recolección de Información. Facturación.

Cobros.

Gestiones de Viajes.

Cotizaciones.

Gestiones de Compras.

Asistencia en Redes Sociales.

Manejo de Web

Traducciones.

Impresión y Envío Físico de Documentos.

Ramphis explica que las asistentes reciben ayuda de dos técnicos para trabajos más específicos, como modificaciones en la página web de su empresa. “Hay paquetes que te ayudan con el tema del diseño si tu tienes una plantilla y quieres que ella te la trabaje, y te ponga un flyer sencillo, no muy producido. El equipo técnico te lo hace, o sea, que hay muchas tareas… es un equipo, al final, tanto así que si entra una llamada, porque cada cliente tiene un número telefónico y cada número telefónico ellas saben cómo responder. Por ejemplo, si llaman de CONTACTO, les va a aparecer en la pantallita que está entrando un número de CONTACTO, y ellas responden “CONTACTO, buenas”; si es de Chezaad, “Chezaad, buenas”, pero si en un momento una de ellas está con una llamada, la otra le va a responder como si fuera otra empleada más de CONTACTO y te va a decir si hay que esperar un tiempo, si tiene que dejar un recado. Nunca hay un fallo de comunicación. El modelo es así y se va a ver como si es otra empleada de la empresa”.

A esto se suma una serie de servicios que se pueden incluir a los paquetes. Entre esos está Telepack, que es servicio de telemarketing; Facpack, que es un servicio de facturación; y Travelpack, que ofrece asistencia de viaje. “Como comprar un boleto aéreo, reservaciones, todo ese tipo de cosas. También está el WebPack para manejar una web, en caso de que necesites que esa asistente te suba artículos, que te haga cambios en la web”

A esos paquetes se adicionan el Buypack, que es una asistencia para realizar compras y cotizaciones. “Si tu necesitas comprar algo, la asistente te cotiza en tres diferentes sitios y te busca la mejor opción. Son clientes que le piden que vean precios en Amazon, Ebay o en negocios en la ciudad”.

Estos paquetes le permiten al cliente tener un servicio más completo y armar un conjunto de servicios de acuerdo a sus necesidades. Como el LangPack, que es un servicio de traducción de inglés a español. O Wripack, que es un servicio de redacción avanzada. “Eso es un apoyo en el tema de las diapositivas, de Word, hacer ese tipo de cosas. Se tiene que hacer una presentación, una conexión y eso lo hace el equipo técnico”.

Ramphis Che ve el servicio que ofrece como un cambio del cielo a la tierra para una persona que tiene necesidad de una asistente, porque por un costo de cuatro mil pesos o superior puede recibir una serie de servicios sin necesidad de que una empleada le llegó tarde, se enfermó o simplemente, que nadie trabajaría por un salario de cuatro mil pesos. “El cliente se puede enfocar en lo que realmente necesita, pero se puede enfocar más en las cosas que traen beneficios a su empresa, en sus ventas… una persona que tenga los servicios de nosotros puede enfocarse en vender y todo este tema operativo, administrativo, que se vaya trabajando automáticamente. Un servicio como el de nosotros ayuda a un cliente a potenciar su cuenta, y enfocarse en su negocio al 100 %. Son muchos los beneficios, es mucho el ahorro”.

Aunque Ramphis está consiente de que el servicio que ofrece no se aplica para todo el mundo, ya que hay personas que necesitan contar con la presencia de una asistente y ese servicio no lo ofrece dentro de su modelo de negocios. “La mayoría de las personas tiene una asistente física, le pagan un salario, pero no trabajan ni dos horas al día realmente. Aquí se optimiza ese tiempo. Lo que tu pagas es lo que estás recibiendo y más. Es un modelo que es muy diferente de una empresa a otra. Hay personas que sí lo necesitan, y también hay clientes que necesitan una persona el día entero con ellos… ante eso, yo le digo que no, porque no se puede… el modelo es entender que tú necesitas un servicio, pero no necesitas a una persona todo el tiempo. Necesitas una asistente virtual, porque no necesitas a una persona ocho horas ahí”.