Comunicación del cambio y el rol clave de los gerentes

Típicamente, el mayor reto frente a esta nueva realidad, suele estar en las personas y su capacidad de adaptarse, y una gran parte del éxito de cualquier proyecto de cambio dependerá de los equipos llamados a ejecutarlo. Es por lo que el rol que juegan los líderes y gerentes en la gestión del cambio es crítico, pues estos serán los responsables de asegurar el compromiso y la adopción de los empleados, sirviendo como un eslabón clave en la cadena de comunicaciones.

Mientras que los altos ejecutivos de una empresa establecen la agenda general, los miembros del equipo ven en sus gerentes y supervisores una figura de liderazgo que marca el ritmo del cambio y provee guía adecuada en el proceso. El liderazgo intermedio debe explicar los cambios y las razones de estos; cómo estos impactan a los colaboradores individualmente; garantizar que se tomen medidas para capacitar y preparar a sus equipos; y dar ejemplo con los comportamientos correctos y brindar apoyo durante toda la implementación.

A continuación, algunos puntos a considerar desde la perspectiva de la gestión de comunicación para ayudar a los gerentes a facilitar los procesos de cambio:

ρ Asegúrese de tener los materiales de comunicación adecuados disponibles. Las comunicaciones de cambio suelen ser complejas. Estos materiales no solo deben cubrir los detalles del plan, sino también por qué y los detalles de cómo los empleados pasarán del punto A al punto B. Esto incluye detalles como capacitación, posibles ajustes de roles, y el cronograma. 

ρ Sirva como enlace clave entre los ejecutivos y el equipo implementador. Los gerentes y supervisores tienen conexión directa con el personal y deben divulgar los mensajes del proceso de cambio a sus equipos para lograr el máximo impacto. Los gerentes son los que conocen con mayor profundidad a los equipos y cómo asimilarán mejor los detalles; sirven de guía y, eventualmente, evalúan el desempeño de aquellos que están experimentando cambios. 

ρ Asegúrese de alcanzar a todas las áreas que serán impactadas. Aunque la comunicación estará dirigida a los grupos que serán impactados directamente por la gestión del cambio, siempre habrá grupos que serán afectados indirectamente y que pudieran ser pasados por alto, lo que puede generar ruido en el proceso. Los gerentes desempeñan un papel en la identificación de todos los equipos de trabajo afectados, así como de proveedores, clientes y otros que puedan verse involucrados. 

ρ Crear una estrategia y una visión compartida que explique los impactos de los cambios, teniendo como prioridad las personas. Todas las comunicaciones se adhieran a una estrategia central y un conjunto de mensajes clave que se alineen con la visión de la empresa. 

ρ Ser transparentes y escuchar los comentarios. Cuando los gerentes no son abiertos con sus equipos, los colaboradores lo notan y tienden a desconfiar. Es importante comunicar con frecuencia y esto incluye, escuchar y considerar aplicar cualquier comentario que pueda ser apropiado y que contribuya al proceso. Tomarse el tiempo para discutir los cambios en reuniones periódicas y crear oportunidades o medios en los que pueda existir retroalimentación. Establecer procedimientos para monitorear y responder a los comentarios será estratégico para garantizar la efectividad.